Business-Knigge

Das macht Eindruck

Fleiß und fachliche Kompetenz sind wichtig, alleine führen sie jedoch nicht zu beruflichem Erfolg. Zunehmend wichtiger wird dagegen im Job, Stilsicherheit und Souveränität im persönlichen Umgang zu beweisen

Veröffentlicht am 26.08.2016


Der erste Eindruck

Amerikanische Forscher fanden heraus, dass unser erster Eindruck von jemandem bereits nach 3 Sekunden feststeht. Die Konsequenz ist klar: Der erste Eindruck zählt - und zwar mehr denn je.

Davon sind auch die Image-Expertinnen Christina Tabernig und Anke Quittschau überzeugt. In ihrem Karriere-Ratgeber "Business-Knigge - Die 100 wichtigsten Benimmregeln" erklären sie, welche Signale den ersten Eindruck prägen. Hierbei unterscheiden sie zwischen zwei Arten: Bewusstes und Unbewusstes.

Bewusste Signale

Zu den bewussten Signalen zählt die äußere Erscheinung, aber auch Mimik, Körperhaltung und Sprache. Ihrem Gegenüber fällt auf, ob Sie einen Dialekt haben, wie Sie seinen Namen sagen und ob Sie ein eher lauter oder leiser Mensch sind. All dieses fließt in sein Bild von Ihnen mit ein, positiv oder negativ. Was Sie sagen hingegen ist bei der ersten Begegnung nur von geringer Bedeutung und macht gerade mal 7 Prozent des Gesamteindrucks aus. Die bewussten Signale sind besonders schwierig zu beeinflussen, denn sie können nur verändert werden, wenn man seine eigenen Schwächen kennt.

Unbewusste Signale

Ein unbewusstes Signal ist zum Beispiel Ihr Duft, aber auch Ihre Haut: Begrüßen Sie jemanden mit feuchten oder kalten Händen, wird er dies als unangenehm empfinden. Achten Sie daher darauf, feuchte Hände ggf. am Hosenbein zu trocknen und kalte Hände warmzureiben. Außerdem sollte Ihr Händedruck weder zu fest, noch zu locker sein und nicht zu lange dauern.

Dresscode

Outfit und äußere Erscheinung sind wichtige Bestandteile der Kommunikation. Um keinen falschen Eindruck zu hinterlassen, sollten Sie Ihr Büro-Outfit wohl überlegt aussuchen und dabei die folgenden Aspekte nicht außer Acht lassen.

Um keinen falschen Eindruck zu hinterlassen, sollten Sie Ihr Business-Outfit wohlüberlegt aussuchen.


Duft

Generell gilt: Parfum sollte nie zu stark aufgetragen werden und im Geschäftsalltag nicht zu blumig riechen. Kompetenter erscheint man mit klaren, unaufdringlichen Düften, die frische Elemente wie Zitrusnoten enthalten.

Dynamische Düfte für die Businessfrau

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  • One von Calvin Klein, Eau de Toilette, ab 30 Euro
  • Pure von Jil Sander, ab 40 Euro

Outfit

Frauen können in ihrer beruflichen Kleiderwahl glücklicherweise stärker variieren als ihre männlichen Kollegen: Eine Bluse ist zum Beispiel keineswegs Pflicht. Ebenso gut können Sie unter Ihrem Sakko ein T-Shirt tragen und modische Farben wählen. Quittschau und Tabernig raten bei ausgefallenen Farben aber zur Kombination mit Businessfarben wie Grau oder Schwarz. Tragen Sie ein Kostüm mit Rock, so sollte der Rock nicht kürzer sein, als eine Handbreit über dem Knie.

Schuhe

Im Büro sollte Ihre Absatzhöhe nicht mehr als 6 cm betragen. Auch Plateau-Sohlen und offene Schuhe sind in vielen Unternehmen unangemessen. Die sicherste Lösung sind immer noch klassische Pumps, bitte mit Seidenstrümpfen.

Accessoires

Hier gilt: Weniger ist mehr. Als Faustregel können Sie sich merken, dass Sie nie mehr als fünf Accessoires tragen sollten. Hierzu zählen alle Arten von Schmuck, aber auch Brillen, Tücher und auffallende Gürtel.
Achten Sie außerdem auf stilvolle Büroaccessoires und verzichten Sie auf Werbekulis. Schaffen Sie sich einen hochwertigen Füller oder Kugelschreiber an und notieren Sie Wichtiges nicht auf Zetteln, sondern in einem Notizbuch oder Kalender. Das wirkt kompetenter und Sie vermitteln Ihrem Gegenüber das Gefühl, dass Sie das Gesagte als wichtig erachten.

Generell gilt: Der Dresscode ist sehr branchenabhängig. Wenn Sie unsicher in Sachen Kleiderfragen sind, orientieren Sie sich an Ihrem Umfeld.

Styling-Sünden

Diese Fauxpas sollten Sie auf jeden Fall vermeiden:

  • Sichtbare Unterwäsche
  • Zu enge Blusen und Hosen
  • Schulter- oder bauchfreie Kleidung
  • Tiefer Ausschnitt
  • Ungepflegte Frisur
  • Zu starkes Make-up
  • Abblätternder Nagellack

Umgangsformen

Eine positive Arbeitsatmosphäre macht die Zeit im Büro gleich viel angenehmer. Um ein gutes Miteinander zu erreichen, sollten alle Mitarbeiter mit den folgenden Regeln vertraut sein.

Distanzzonen

Die berufliche Distanzzone liegt in Deutschland bei einer Armlänge. Alles was darüber hinausgeht, gehört in den privaten Bereich. Vermeiden Sie es also, zu nah an Ihren Geschäftspartner heranzutreten, er wird sich sonst unwohl und bedrängt fühlen.

Körpersprache

Die richtige Körpersprache ist ähnlich wichtig wie das passende Outfit. Nehmen Sie Ihrem Gesprächspartner gegenüber keine ablehnende Haltung ein (jemanden mit verschränkten Armen anstarren, sich desinteressiert zurücklehnen). Versuchen Sie, gerade zu gehen und zu stehen. Wenden Sie sich dem Anderen zu, nehmen Sie Blickkontakt auf und unterbrechen Sie ihn nicht.

Ungeschriebene Gesetze

  • In Deutschland wird nach wie vor großer Wert auf Pünktlichkeit gelegt. Sollten Sie sich verspäten, informieren Sie den Wartenden.
  • Feedback sollte nie vor einer großen Gruppe gegeben werden - schon gar nicht Negatives. Der Betreffende fühlt sich sonst vorgeführt. Nehmen Sie Ihren Kollegen zur Seite und reden Sie unter vier Augen mit ihm. Formulieren Sie Feedback außerdem immer aus der eigenen Perspektive ("Ich finde ..."). So fühlt sich niemand direkt angegriffen.
  • Clean Desk Policy: Ein aufgeräumter Schreibtisch deutet auf einen organisierten Mitarbeiter hin. Er signalisiert Kompetenz und, dass man seinen Aufgaben gewachsen ist. Vor allem vertrauliche und private Unterlagen sollten nicht offen herumliegen. Auch auf geschäftliche Telefonate in der Öffentlichkeit sollten Sie verzichten. Bitten Sie den Anrufer, Sie zu einem günstigeren Zeitpunkt erneut zu kontaktieren.

Das Gespräch

Wir können nicht auf Kommunikation verzichten: Sobald sich Menschen begegnen, kommunizieren sie auch miteinander. Im privaten Bereich fällt das in der Regel leicht und man verschwendet keinen Gedanken daran. Im Job-Alltag ist das anders: Häufig muss man Gespräche mit Menschen führen, die man kaum oder gar nicht kennt. Für viele ist das nicht ganz einfach, dabei sind diese Gespräche besonders wichtig. Durch neue Kontakte können sich auch neue berufliche Chancen ergeben.

Small Talk, aber richtig: Zeigen Sie Ihrem Gesprächspartner, dass Sie interessiert zuhören.


Small Talk - richtig plaudern

Er wird oft verpönt, dabei ist der Small Talk gerade im Berufsalltag sehr wichtig. Der Schlüssel zum Erfolg: Interesse signalisieren. Stellen Sie offene Fragen und hören Sie aktiv zu, was der Andere zu sagen hat. Sollte das Gespräch ins Stocken geraten, können Sie ein zuvor erwähntes Thema wieder aufgreifen.

DO'S

  • Offene Fragen stellen: Beginnen Sie am Besten mit "wer", "was", "wie", oder "woher"
  • Achten Sie auf kleine, nebenbei fallen gelassene Bemerkungen zu Hobbys o.Ä. und gehen Sie darauf ein
  • Zeigen Sie Ihr Interesse durch Nicken und Nachfragen
  • Suchen Sie nach Gemeinsamkeiten. Es gibt mindestens drei Aspekte, die Sie verbinden: den Ort, das Umfeld und die Art der Veranstaltung

DON'TS

  • Tabuthemen: Themen wie Politik, Religion und Krankheiten sind nicht geeignet für Small Talks
  • Zu jedem Thema etwas sagen: Schneidet Ihr Gesprächspartner ein Thema an, mit dem Sie sich nicht auskennen, geben Sie das ruhig zu
  • Fachsimpeleien: Haben Sie nicht zufällig die gleichen Interessen, so können zu detaillierte Erklärungen schnell langweilen

Kommunikation

Nicht selten lernt man Kunden erst nach längerer Zeit persönlich kennen. Den ersten Eindruck hinterlässt man aber schon zu Beginn der Zusammenarbeit - zum Beispiel am Telefon.

Freundlichkeit ist auch am Telefon oberstes Gebot. Lächeln verleiht Ihrer Stimme einen positiven Klang.


Am Telefon

Auch bei Telefonaten geben wir mehr preis, als wir denken. Obwohl er Sie nicht sieht, kann Ihr Telefonpartner Ihre Haltung ihm gegenüber wahrnehmen. Lächeln Sie während des Telefonates, das verleiht Ihrer Stimme mehr Freundlichkeit. Für eine vertraute Atmosphäre können Sie sorgen, indem Sie den Gesprächspartner von Zeit zu Zeit mit Namen ansprechen.

Essen, Trinken, Rauchen und ein genervter Tonfall sind absolute Tabus!

Briefe

Vielen Menschen fällt es schwer, beim Schreiben den richtigen Ton zu treffen. Schlecht geschriebene Briefe und E-Mails fallen negativ auf und hinterlassen ein entsprechendes Bild vom Unternehmen. Achten Sie daher intensiv auf richtige Rechtschreibung. Legen Sie außerdem Wert auf die äußerliche Form und eine lesefreundliche Aufteilung. Ihr Brief wird übersichtlicher, wenn Sie ihn in verschiedene Abschnitte gliedern. Wenn Sie eine Aussage oder ein Wort besonders betonen möchten, schreiben Sie es "fett", Unterstrichenes kann man nur schwer lesen.

E-Mails

Auch Online ist Stil gefragt. Nachlässigkeiten bei E-Mails können die gleichen unangenehmen Konsequenzen haben, wie ein schlecht geschriebener Brief. Achten Sie deshalb auch hier auf korrekte Rechtschreibung und vermeiden Sie Tippfehler. Verzichten Sie außerdem auf Smileys. In privatem Rahmen können die Emoticons Aussagen unterstützen, in geschäftlichen E-Mails sind sie aber völlig fehl am Platz.
Mittlerweile bekommen die meisten Berufstätigen mehrere Dutzend E-Mails am Tag. Kommen Sie Ihren Kunden und Kollegen entgegen, indem Sie den Betreff und den Empfänger so genau wie möglich definieren. Tippen Sie zum Beispiel in die Betreffzeile nicht nur "Konferenz" sondern zusätzlich auch das Datum und die Uhrzeit, dann weiß der Empfänger schneller, um was es geht.

Wenn Sie eine E-Mail an mehrere Empfänger addressieren, sollten Sie darauf achten, dass es nicht zu viele werden. Erfahrungsgemäß beantworten Leute solche E-Mails oft nicht. Viele gehen davon aus, dass jemand anders das erledigt.