Business Knigge: So geht guter Stil im Job

Der erste Eindruck

Amerikanische Forscher fanden heraus, dass unser erster Eindruck von jemandem bereits nach 3 Sekunden feststeht. Die Konsequenz ist klar: Der erste Eindruck zählt - und zwar mehr denn je.

Davon sind auch die Image-Expertinnen Christina Tabernig und Anke Quittschau überzeugt. In ihrem Karriere-Ratgeber "Business-Knigge - Die 100 wichtigsten Benimmregeln" erklären sie, welche Signale den ersten Eindruck prägen. Hierbei unterscheiden sie zwischen zwei Arten: Bewusstes und Unbewusstes.

Bewusste Signale

Zu den bewussten Signalen zählt die äußere Erscheinung, aber auch Mimik, Körperhaltung und Sprache. Unserem Gegenüber fällt auf, ob wir einen Dialekt haben, wie wir seinen Namen sagen und ob wir eher ein lauter oder leiser Mensch sind. All dieses fließt in sein Bild von uns mit ein, positiv oder negativ. Was man sagt hingegen ist bei der ersten Begegnung nur von geringer Bedeutung und macht gerade mal 7 Prozent des Gesamteindrucks aus. Die bewussten Signale sind besonders schwierig zu beeinflussen, denn sie können nur verändert werden, wenn man seine eigenen Schwächen kennt.

Unbewusste Signale

Ein unbewusstes Signal ist zum Beispiel der Duft, aber auch die Haut: Begrüßt man jemanden mit feuchten oder kalten Händen, wird er dies als unangenehm empfinden. Daher immer darauf achten, feuchte Hände ggf. am Hosenbein zu trocknen und kalte Hände warmzureiben. Außerdem sollte der Händedruck weder zu fest, noch zu locker sein und nicht zu lange dauern.

Dresscode im Job

Das Outfit

Outfit und äußere Erscheinung sind wichtige Bestandteile der Kommunikation. Um keinen falschen Eindruck zu hinterlassen, sollte das Büro-Outfit wohl überlegt ausgesucht werden. Zu leger ist meist keine gute Wahl, häufig ist aber auch Hosenanzug oder Blazer kein Must und absolut branchenabhängig. Mit gedeckteren Farben, dezentem Make-Up und nicht zu üppigem Schmuck liegt man meist richtig.

Frauen können in ihrer beruflichen Kleiderwahl glücklicherweise stärker variieren als ihre männlichen Kollegen: Eine Bluse ist zum Beispiel keineswegs Pflicht. Ebenso gut könnt ihr unter einem Sakko ein T-Shirt tragen und modische Farben wählen. Quittschau und Tabernig raten bei ausgefallenen Farben aber zur Kombination mit Businessfarben wie Grau oder Schwarz. Tragt ihr ein Kostüm mit Rock, so sollte der Rock nicht kürzer sein, als eine Handbreit über dem Knie. Wer sich unsicher in Sachen Kleiderfragen ist, orientiert sich am besten am Umfeld.

Schuhe im Büro

Im Büro sollte die Absatzhöhe nicht mehr als 6 cm betragen. Auch Plateau-Sohlen und offene Schuhe sind in vielen Unternehmen unangemessen. Die sicherste Lösung sind immer noch klassische Pumps, bitte mit Seidenstrümpfen.

Accessoires

Hier gilt: Weniger ist mehr. Als Faustregel könnt ihr euch merken, dass ihr nie mehr als fünf Accessoires tragen solltet. Hierzu zählen alle Arten von Schmuck, aber auch Brillen, Tücher und auffallende Gürtel.

Achtet außerdem auf stilvolle Büroaccessoires und verzichtet auf Werbekulis. Schafft euch einen hochwertigen Füller oder Kugelschreiber an und notiert Wichtiges nicht auf Zetteln, sondern in einem Notizbuch oder Kalender. Das wirkt kompetenter und ihr vermittelt eurem Gegenüber das Gefühl, dass ihr das Gesagte als wichtig erachten.

Styling-Sünden

Diese Fauxpas solltet ihr auf jeden Fall vermeiden:

• Sichtbare Unterwäsche

• Zu enge Blusen und Hosen

• Schulter- oder bauchfreie Kleidung

• Tiefer Ausschnitt

• Ungepflegte Frisur

• Zu starkes Make-up

• Abblätternder Nagellack

Duft

Generell gilt: Parfum sollte nie zu stark aufgetragen werden und im Geschäftsalltag nicht zu blumig riechen. Kompetenter erscheint man mit klaren, unaufdringlichen Düften, die frische Elemente wie Zitrusnoten enthalten.

Dynamische Düfte für die Businessfrau

• Women von DKNY, Eau de Toilette, ab 30 Euro

• One von Calvin Klein, Eau de Toilette, ab 30 Euro

• Softly von Jil Sander, ab 40 Euro

Umgangsformen im Büro

Eine positive Arbeitsatmosphäre macht die Zeit im Büro gleich viel angenehmer. Um ein gutes Miteinander zu erreichen, sollten alle Mitarbeiter mit den folgenden Regeln vertraut sein.

Distanzzonen

Die berufliche Distanzzone liegt in Deutschland bei einer Armlänge. Alles was darüber hinausgeht, gehört in den privaten Bereich. Vermeidet es also, zu nah an einen Geschäftspartner heranzutreten, er wird sich sonst unwohl und bedrängt fühlen.

Körpersprache

Die richtige Körpersprache ist ähnlich wichtig wie das passende Outfit. Nehmt eurem Gesprächspartner gegenüber keine ablehnende Haltung ein (jemanden mit verschränkten Armen anstarren, sich desinteressiert zurücklehnen). Versucht, gerade zu gehen und zu stehen. Wendet euch dem Anderen zu, nehmt Blickkontakt auf und unterbrecht ihn nicht.

Ungeschriebene Gesetze

In Deutschland wird nach wie vor großer Wert auf Pünktlichkeit gelegt. Solltet ihr euch verspäten, informiert den Wartenden.

Feedback sollte nie vor einer großen Gruppe gegeben werden - schon gar nicht Negatives. Der Betreffende fühlt sich sonst vorgeführt. Nehmt euren Kollegen zur Seite und redet unter vier Augen mit ihm. Formuliert Feedback außerdem immer aus der eigenen Perspektive ("Ich finde ..."). So fühlt sich niemand direkt angegriffen.

Clean Desk Policy: Ein aufgeräumter Schreibtisch deutet auf einen organisierten Mitarbeiter hin. Er signalisiert Kompetenz und, dass man seinen Aufgaben gewachsen ist. Vor allem vertrauliche und private Unterlagen sollten nicht offen herumliegen. Auch auf geschäftliche Telefonate in der Öffentlichkeit solltet ihr verzichten. Bittet den Anrufer, euch zu einem günstigeren Zeitpunkt erneut zu kontaktieren.

Unbedingt auch mal reinschauen: Prokrastination

Small Talk - so geht's richtig

Wir können nicht auf Kommunikation verzichten: Sobald sich Menschen begegnen, kommunizieren sie auch miteinander. Im privaten Bereich fällt das in der Regel leicht und man verschwendet keinen Gedanken daran. Im Job-Alltag ist das anders: Häufig muss man Gespräche mit Menschen führen, die man kaum oder gar nicht kennt. Für viele ist das nicht ganz einfach, dabei sind diese Gespräche besonders wichtig. Durch neue Kontakte können sich auch neue berufliche Chancen ergeben.

Er wird oft verpönt, dabei ist der Small Talk gerade im Berufsalltag sehr wichtig. Der Schlüssel zum Erfolg: Interesse signalisieren. Stellt offene Fragen und hört aktiv zu, was der Andere zu sagen hat. Sollte das Gespräch ins Stocken geraten, könnt ihr ein zuvor erwähntes Thema wieder aufgreifen.

DO'S

• Offene Fragen stellen: Beginnt am Besten mit "wer", "was", "wie", oder "woher"

• Achtet auf kleine, nebenbei fallen gelassene Bemerkungen zu Hobbys o.Ä. und geht darauf ein

• Zeigt Interesse und Motivation durch Nicken und Nachfragen

• Sucht nach Gemeinsamkeiten. Es gibt mindestens drei Aspekte, die verbinden: den Ort, das Umfeld und die Art der Veranstaltung

DON'TS

• Tabuthemen: Themen wie Politik, Religion und Krankheiten sind nicht geeignet für Small Talks

• Zu jedem Thema etwas sagen: Schneidet der Gesprächspartner ein Thema an, mit dem ihr euch nicht auskennt, gebt das ruhig zu

• Fachsimpeleien: Habt ihr nicht zufällig die gleichen Interessen, so können zu detaillierte Erklärungen schnell langweilen

Mehr leben, weniger arbeiten: Ein Teilzeit-Ratgeber

Kommunikation per Mail, Telefon oder Brief

Nicht selten lernt man Kunden erst nach längerer Zeit persönlich kennen. Den ersten Eindruck hinterlässt man aber schon zu Beginn der Zusammenarbeit - zum Beispiel am Telefon.

Am Telefon

Auch bei Telefonaten geben wir mehr preis, als wir denken. Obwohl er euch nicht sieht, kann der Telefonpartner eure Haltung ihm gegenüber wahrnehmen. Lächelt ihr während des Telefonates, verleiht das eurer Stimme mehr Freundlichkeit. Für eine vertraute Atmosphäre könnt ihr sorgen, indem ihr den Gesprächspartner von Zeit zu Zeit mit Namen ansprecht.

Essen, Trinken, Rauchen und ein genervter Tonfall sind absolute Tabus!

Briefe

Vielen Menschen fällt es schwer, beim Schreiben den richtigen Ton zu treffen. Schlecht geschriebene Briefe und E-Mails fallen negativ auf und hinterlassen ein entsprechendes Bild vom Unternehmen. Achtet daher intensiv auf richtige Rechtschreibung. Legt außerdem Wert auf die äußerliche Form und eine lesefreundliche Aufteilung. Ein Brief wird übersichtlicher, wenn ihr ihn in Abschnitte gliedert. Wenn ihr eine Aussage oder ein Wort besonders betonen möchtet, schreibt es "fett", Unterstrichenes kann man nur schwer lesen.

E-Mails

Auch Online ist Stil gefragt. Nachlässigkeiten bei E-Mails können die gleichen unangenehmen Konsequenzen haben, wie ein schlecht geschriebener Brief. Achtet deshalb auch hier auf korrekte Rechtschreibung und vermeidet Tippfehler. Verzichtet außerdem auf Smileys. In privatem Rahmen können die Emoticons Aussagen unterstützen, in geschäftlichen E-Mails sind sie aber völlig fehl am Platz.

Mittlerweile bekommen die meisten Berufstätigen mehrere Dutzend E-Mails am Tag. Kommt euren Kunden und Kollegen entgegen, indem ihr den Betreff und den Empfänger so genau wie möglich definiert. Tippt zum Beispiel in die Betreffzeile nicht nur "Konferenz" sondern zusätzlich auch das Datum und die Uhrzeit, dann weiß der Empfänger schneller, um was es geht.

Wenn ihr eine E-Mail an mehrere Empfänger addressiert, solltet ihr darauf achten, dass es nicht zu viele werden. Erfahrungsgemäß beantworten Leute solche E-Mails oft nicht. Viele gehen davon aus, dass jemand anders das erledigt.

Vielleicht auch interessant: Was die Sitzposition über den Charakter verrät!